Extensión de Tiempo en Contratos | Causas y Efectos a analizar.

Las gestiones contractuales para la negociación de extensiones de tiempo tienen matices diferentes entre el sector público y privado, también la madurez contractual aplicada tiene significativo peso a la hora de sentarnos en una mesa a negociar. En el siguiente escrito te compartiré mi análisis e interpretación de las Causas y Efectos que pueden impactar los resultados de una negociación de extensión de tiempo de proyectos, ¡espero te resulte de valor!

En mi experiencia, muchos procesos de reclamación contractual de proyecto es el resultado reactivo de la acumulación de situaciones ocurridas en el proyecto, eso pareciera lógico, pero el agravante de mi punto es que muchas veces el reclamante espera a tener el agua al cuello para comenzar “reactivamente” a gestionar lo que no gestionó en su debido momento.

En mi opinión, para que una reclamación tenga éxito, es vital que esté documentada “oportunamente” a lo largo de todo el contrato (a partir de la materialización del primer evento) y esté concebida con un argumento persuasivo para demostrar que el reclamante tiene derecho a una extensión de tiempo y a la cuántica financiera asociada a esa extensión.

A menudo la mejor manera de gestionar los eventos que impactan un proyecto es documentar los detalles del evento a través de una “cronología oportuna”. La “cronología oportuna” para que sea efectiva y eficiente, debe describir lo que sucedió, cuando sucedió y proporcionar la justificación de los acontecimientos debidamente mapeado con los registros y seguimiento al proyecto.

En este punto te resalto un mensaje que considero clave… Es clave dividir la documentación de los eventos en secciones que se ocupan de la causa y el efecto sobre el proyecto, para que quede muy claro que tenemos estos elementos esenciales cubiertos y que hemos gestionado cada momento en el marco de la información ocasionada, suministrada y/o recibida (según sea el caso y que debieron haber quedado por escrito y de manera formal, si fuera posible).

La documentación cronológica demostrará la causa, es decir, lo que sucedió, en el momento cuando sucedió y suele ser una cuestión de hecho. El efecto es un poco más subjetivo y a menudo se necesita un poco más de trabajo para demostrar, soportar y dimensionar. La sección de efectos debe concluir con lo siguiente:

• ¿Qué actividad(es) se vieron afectadas;
• ¿Cuándo comenzó el retraso;
• ¿Cuándo terminó el retraso?
• ¿Cuál fue el impacto del retraso?

Una vez que hemos establecido los hechos del que originaron el retraso, es necesario demostrar que el evento o eventos de retraso realmente retrasaron el tiempo de finalización del proyecto o elemento de proyecto y por cuánto (ten presente que la demora en un elemento del alcance puede transformar la ruta crítica del proyecto, transformando así las condiciones futuras de ejecución del proyecto). Por lo tanto, la información anterior se puede utilizar para crear un análisis de retardo para mostrar el efecto en la fecha de finalización. En este punto, siempre recomiendo a mis clientes que tenga un entendimiento global del impacto del retraso, ya que no siempre se genera un efecto puntual sobre el elemento de alcance impactado directamente. Un ejemplo de esto son estos efectos secundarios que te resumo a continuación:

• Mayores costos por equipos y/o personal por solapamiento de actividades o cambios de métodos constructivos.
• Solapamiento de frentes de trabajo, generando concurrencia de requerimientos de recursos directos e indirectos.
• Mayores costos por requerimientos de aceleración/recuperación.
• Mayores costos por continuidad de condiciones de ejecución diferentes a las originalmente consideradas.

Una parte esencial de cualquier reclamación para una extensión de tiempo es una demostración de que el evento de retraso realmente tuvo un efecto en el tiempo para la finalización, es necesario entender y tener en cuenta ciertos principios para demostrar el derecho al tiempo adicional, por lo que vale la pena revisar los conceptos básicos aquí, entre estos conceptos básicos a entender, te dejo esta lista corta:

• Lógica de Ejecución.
• Punto de Equilibrio Financiero.
• Restricciones directas e indirectas.
• Cambios de Alcance.
• Ruta Crítica.
• Rutas Casi Críticas.

En primer lugar, debe haber un cronograma desde el que medir el efecto de un retraso (Línea base), acá te dejo una reflexión importante:

“De la calidad de tu línea base contractual dependerá en buena medida el éxito de tus reclamaciones, si tu línea base no reflejaba el 100% de la realidad contractual inicial, será muy cuesta arriba demostrar impactos sobre una realidad poco transparente”.

 

Cualquiera que sea la herramienta utilizada para el análisis de retrasos, es necesario hacer referencia a él dentro de la reclamación, documentando todo el proceso inicial de aceptación y oficialización con las correspondencias que soporten esa aceptación de la hipótesis acordada de ejecución del proyecto.

Hay que recordar que el retraso no siempre genera a una extensión de tiempo de forma automática ni directamente proporcional. Por ejemplo, un retraso de 30 días en una actividad no dará lugar automáticamente a una extensión de tiempo de 30 días porque, para tener un efecto en la fecha de finalización, el evento de retraso debe afectar a la ruta crítica del programa o generar una mutación en la ruta crítica que desencadene una nueva ruta crítica.

“Acá es donde los operadores de software se caen y los controladores de proyectos aportamos valor al negocio, entender cuando y porqué mutó la ruta crítica del proyecto y tener la claridad de los impactos es clave para la documentación de soporte de cualquier reclamación contractual”.

 

Otro principio importante a tener en cuenta en esta etapa es que cuando se producen dos retrasos al mismo tiempo o simultáneamente y uno de los retrasos simultáneos es responsabilidad del Contratista y el otro es responsabilidad del Empleador, no se niega el derecho del Contratista a una extensión de tiempo. La simultaneidad afecta al pago de los costes de prolongación, pero no al tiempo. Acá es clave documentar y dimensionar todos impactos que se materialicen en el proyecto, ya que dependiendo de la lógica del cronograma y del impacto del evento pueden generarse múltiples resultados (retrasos), la crítico acá es tener la visibilidad de todo para que las partes negocien sus derechos sobre bases tangibles y demostrables y no sobre una reacción digestiva y/o emocional.

Uno de los métodos de análisis de retraso utilizados con frecuencia es incidir en el retraso en el programa actual para producir un programa «impactado según lo previsto» y esto puede hacerse añadiendo el evento de retraso en sí mismo como una nueva actividad dentro del programa. Si se elige este método, se deben introducir los vínculos lógicos adecuados. El programa resultante afectado según lo previsto mostrará el efecto del evento de retraso en la ruta crítica y, en consecuencia, en la fecha de finalización. La fecha de finalización revisada demostrará, a su vez, la ampliación del tiempo al que tiene derecho el reclamante.

“En los ejercicios de proyección de impactos que realices te recomiendo incluir las nuevas condiciones de ejecución en consecuencia del impacto evaluado, con esto podrás recuperar el impacto y proyectar una nueva fecha de finalización impactada integralmente por el pasado y el futuro de la realidad el contrato”.

 

En resumen, toda negociación de extensión de tiempo tiene múltiples dimensiones que analizar hasta redibujar la realidad y el futuro de la relación contractual. Recomendaciones finales:

• Piensa en la reclamación desde el momento de ofertar tu proyecto.
• Documenta, en el momento de ocurrencia de los eventos, todo lo que consideres viole el acuerdo contractual, esto puede ser molesto para tu contraparte, pero es la mejor herramienta de persuasión.
• Genera y formaliza una buena línea base, si es posible acompaña la aprobación con un documento tipo “bases de programación”.
• Realiza seguimiento y control de tu proyecto en período cortos (recomiendo semanalmente), no esperes a cumplir solo lo que diga el contrato, esas ventanas de tiempo por lo general, son útiles para el dueño de proyecto mas no para el ejecutante.
• Complementa tus informes con gestión estadística de los datos, los informes en Excel son bonitos pero poco útiles a la hora de consolidar información.
• Diseña, acuerda e implementa un proceso de control de cambios ágil, si tu contrato no lo tiene previsto, sé proactivo y pon en práctica una buena gestión de tu proyecto, solicita todo por escrito en el momento indicado, es mejor que te digan que no a que no hagas la gestión.

Espero este escrito te aporte ideas y herramientas para gestionar tus reclamaciones de manera efectiva y logres implementar una cultura de control de proyecto proactiva.

Te dejo un saludo desde Bogotá, «Leo».

 

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Leonidas Uzcátegui, Director de Operaciones de PROYETECH CONSULTORES. Conoce mas sobre mis actividades desde mi perfil de linkedin.

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